の導入事例

取材協力：2025.1

見積管理の工数を約3分の2に削減
RaySheetがSalesforce活用拡大の導入口に

中外炉工業株式会社様

※ 事例記事の内容や担当者所属は取材当時のものです。最新の情報と異なる場合がございますのでご了承ください

工業炉のリーディングカンパニーとして長年にわたり産業発展に貢献してきた中外炉工業株式会社。社内のDXを推進する同社は、Salesforceを導入して業務改革を進めたものの、その過程で見積り管理における入力作業の非効率性という新たな課題に直面した。
その解消に向けて同社は、Salesforce上でExcelと同様の操作性を実現するRaySheetを導入。結果として、見積の管理工数を約3分の2に削減するなど、多大な成果を上げた。その取り組みの詳細について、業務改革推進室 情報システム課の廣田祐樹氏と熱処理事業本部 営業部 東京営業課の箕川幸代氏にお話をうかがった。

【課題】見積管理におけるSalesforceへの非効率的な入力作業が課題として浮上

そんな同社がSalesforceを導入したのは2021年のこと。Excelを用いた非効率的な案件管理から脱却するためだ。Salesforceの導入が問題の解決に役立った。そう話すのは、業務改革推進室 情報システム課の廣田祐樹氏だ。

「案件管理をSalesforceで一元管理するようになり、大阪・東京・名古屋の3拠点での情報共有について、以前はExcelの共有機能を使っていて、データが正しく入力・更新されない、壊れやすいなどの問題がありましたが、Salesforceによってどこからでも同時に最新の情報を更新できるようになりました」（廣田氏）

当初の目的を達成した同社は、Salesforce活用検討の範囲を、同様に課題を抱えていた見積管理にも広げていく。見積時には、ISO 9001の規格に従って依頼から完了までの経緯を確認できるよう、案件ごとに1枚の用紙に見積内容を記載してファイリング、その後手配時にファイルからその紙を探し、再度手配内容について追記する、という煩雑な作業が必要だった。また、見積作成は過去の見積を参照して行うことが多いため、当時のシステムでは必要な情報を探すのに時間を要した。さらに、ISO規格の紙はすべて社内にあったため、コロナ禍で在宅勤務が基本になると、そうした作業をすること自体が困難になった。見積管理へのSalesforce活用検討の背景には、こういった煩雑な業務や紙の業務の存在があった。

見積管理もSalesforce上で行えないか検討を開始した同社であったが、その中で新たな課題が浮上してきた、と熱処理事業本部 営業部 東京営業課の箕川幸代氏はいう。

「見積管理をSalesforce上で行うことを検討した結果、標準のUIのままでは、Salesforceへの入力作業が非効率的になりそうだということが分かってきました。具体的には、見積作成の際、Salesforceの標準のインターフェースだと、過去の見積り詳細を丸ごとならコピーできるけれども行単位ではできない、カーソルで範囲を選択しても縦計算できないなどといった点です。このままSalesforceの入力画面で押し進めても恐らく無用の長物になるだろう、どうしたらスムーズに移行できるか悩みに悩んでいました」（箕川氏）

【選定】Excelと同じ見た目と操作性、活用イメージの湧くメシウスの提案が選定の決め手

箕川氏は、課題解決の方法を模索する中、AppExchangeアプリの検索で見つけたのがRaySheetだった、と振り返る。

「見た瞬間、『これだ！』と直感しました。もともと当社では古いシステムを使っていたので、Salesforceは革新的すぎて、すぐに使いこなすのは難しいと感じていました。そういう中でRaySheetは、使い慣れたExcelと同じ見た目や操作性なので、Salesforceへの導入口として最適だと思ったのです」（箕川氏）

廣田氏はそれに加え、メシウスの担当者とのやりとりも選定理由の1つになった、と話す。

「ベンダーに質問すると、その内容についてだけ回答されたり、当社の求める答えになっていなかったりすることがよくあります。しかしメシウスの担当者は、質問に的確に答えると同時に、『こんなこともできます』とプラスアルファの提案をしてくれました。活用のイメージが湧き、これなら課題を解決できると思い、導入を決めました」（廣田氏）

そうした経緯で採用されたRaySheetは、同社の思惑通り、スムーズに業務に浸透したという。

「当社ではRaySheetという言葉をあえて使わず、『Excelと同じなので今まで通りに使ってください』と説明するだけで、社員から特に質問もなく利用が定着しました。『Excelと同じ』というのは“魔法の言葉”だと思いましたね」（廣田氏）

【効果】「Excelと同じ」は“魔法の言葉”。RaySheetはExcelからのスムーズな切り替えを可能とする唯一のツール

■ データ入力の負担軽減、検索の効率化で、運用コストのかかる部品データベースが不要に

Salesforce導入から約1年後の2022年10月、同社は見積り管理においてRaySheetの利用を開始した。前述の通り、同社では見積りを作成する際、過去の見積りの情報を参照する場合が多い。というのも、同社の製品は基本的に一点物なので、各部品はコードを持たずに図面番号と紐づけられており、さらに同じ部品名でも図面によって異なる場合がある。そのため、見積り作成時、過去の見積りを確認し、部品などの詳細情報をコピーするのが一般的だった。RaySheet導入後、Salesforceの標準画面ではできなかった、過去の見積りからの行単位でのコピー＆ペーストが可能になり、データ入力の業務負担が大幅に軽減された。また、以前は顧客名・表題でのみ可能だった過去の見積りの検索が、個々の部品名や型式などの細かな情報でもできるようになり、効率が格段に向上した。

それにともない、長年にわたり運用に大きな労力を割いていた、スクラッチ開発のデータベースを廃止することができた、と箕川氏は喜ぶ。

「SalesforceとRaySheetを導入したことで、部品情報の管理がかなり楽になりました。過去の見積や変更履歴も含めた部品情報がSalesforce内にまとまっているので、以前のようにどの情報が最新なのか迷うことはありません。また、RaySheetのExcelライクな操作性のおかげで明細情報のコピー＆ペーストもスムーズになりました。コストと手間のかかるスクラッチ開発のデータベースを運用する必要がなくなったわけです」（箕川氏）

RaySheetは、現場側だけでなく、管理側にも広くメリットをもたらしている、と廣田氏はいう。

「私はシステム管理者なので、営業担当者からしばしば電話で『このデータを修正してほしい』といった依頼を受けます。その際には従来、手間と時間のかかる作業が必要でした。それに対してRaySheetなら、番号で検索して一気にフラグを立て、一括で修正するなど、はるかに効率的に作業を進められます。以前ならかなり時間を要した作業でも、営業担当者との電話中に終えられるほどのスピード感になり、本当に助かっています」（廣田氏）

さらにRaySheetは、そうした業務効率化だけでなく、これまでできなかった取り組みの実現にも一役買っている。その一例が、廣田氏によってRaySheetで作成された「3か月受注予想」だ。

「営業部ではもともと、3か月以内にどの案件が受注できそうかをExcelで管理していました。ただ、実情として、手作業で数字を集計するのは大変で、リアルタイムにレポートを作るのは困難でした。Excelで集計し、人ごとや拠点ごとに管理していましたが、すでに大型案件に関してはSalesforceでの管理が主軸となっていたため、SalesforceとExcelの二重入力があり、両方とも必ず変更してほしいと、メールが良く回っていました。そこで私が営業部の依頼を受け、そのExcelをRaySheetでSalesforceに組み込みました。結果、集計作業が不要となってリアルタイムにレポートを出せるようになり、営業部で好評を博しています。そのように、今までSalesforceでできなかったことを短時間の作業で実現できるのも、RaySheetの大きな利点です」（廣田氏）

■ 見積り管理の工数を約3分の2に削減、RaySheetがSalesforce活用拡大の導入口として機能

RaySheetの導入効果は、数字としてはっきりと現れている。たとえば見積り管理の工数は、全体で約3分の2に削減された。同社では、1拠点当たり年間約1500件の見積りを作成し、大型案件になると1件の作成に何時間も費やしてきただけに、その数字の及ぼす影響がいかに大きいかは容易に想像できる。

「ISO 9001の規格では、どのお客様からいつ、どんな依頼があったかという経緯をまとめたものを揃え、見積とそれに伴い根拠資料をひとまとめにして承認をもらっていたため、大変でした。もちろん見積の提出は承認後のため、作成から承認までの時間もかなりかかっていました。RaySheet導入後、Salesforceでそうした経緯がデータとして見積りと紐づけられ、ボタン1つで確認できるようになりました。また、承認申請もSalesforce上で行ったため、提出までの時間が格段に減りました。それによって、たとえば全くのリピート案件なら、従来何十分とかかっていた作業が、ものの数秒で終わるようになりました」（箕川氏）

もともと業務効率化を目的としてSalesforceを導入し、一定の成果を上げていた同社。しかし、RaySheetを追加採用しなければ、Salesforceの活用はここまで広がらなかっただろう、と箕川氏は指摘する。

「RaySheetがなかったら、そもそもSalesforceは社員に受け入れられず、データ入力もされなかっただろうと思います。その意味でSalesforceによる成果は、RaySheetを使ったからこそ上がったものだといえるでしょう」（箕川氏）

同社では現在、営業活動のすべてをSalesforceで管理できる仕組みづくりを検討している。それを踏まえて廣田氏は、RaySheetの今後の活用拡大についてこう語った。

「営業担当者の業務メニューの中には、システムの画面を開いて検索をかけ、Excelで情報を出力する、というパターンが数十個あります。そのうちのいくつかは、すでにSalesforce上で行えるようになっていて、RaySheetを使えば効率化できる見通しが立っています。今後、そういう改善を繰り返していく考えです。その際には、先ほど話した“魔法の言葉”が役立つでしょう。RaySheetは、ExcelからSalesforceへスムーズに切り替えられる唯一のツールですから、より多くの方に活用していただきたいですね」（廣田氏）

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